個人情報保護方針
プライバシーポリシー
株式会社ＪＡ横浜協同サービス（以下「当社」といいます）は、利用者等の皆様の個人情報を正しく取り扱うことが当社の事業活動の基本であり社会的責務であることを認識し、個人情報の適正な管理、利用とその保護に努めます。
１．関連法令等の遵守
当社は、個人情報を適正に取り扱うために、「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます）その他、個人情報保護に関する関係諸法令および個人情報保護委員会のガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
個人情報とは、法第２条第１項、第２項に規定する、生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいい、以下同様とします。
また、当社は、特定個人情報を適正に取り扱うために、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号利用法」といいます）その他、特定個人情報の適正な取り扱いに関する関係諸法令およびガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
特定個人情報とは、番号利用法第２条第８項に規定する、個人番号をその内容に含む個人情報をいい、以下同様とします。
２．利用目的
当社は、個人情報の取り扱いにおいて、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合および法令により例外として扱われるべき場合を除き、その利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用します。
ただし、特定個人情報においては、利用目的を特定し、ご本人の同意の有無に関わらず、利用目的の範囲を超えた利用は行いません。
ご本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいい、以下同様とします。
利用目的は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知し、または公表します。ただし、ご本人から直接書面で取得する場合には、あらかじめ明示します。
３．適正取得
当社は、個人情報を取得する際、適正かつ適法な手段で取得いたします。
４．安全管理措置
当社は、取り扱う個人データおよび特定個人情報を利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、また安全管理のために必要・適切な措置を講じ、役員・社員および委託先を適正に監督します。なお、個人データとは、法第16条第3項が規定する、個人情報データベース等(法第16条第1項)を構成する個人情報をいい、以下同様とします。
５．仮名加工情報および匿名加工情報の取り扱い
当社は、仮名加工情報（法第２条第5項）および匿名加工情報（法第２条第6項）の取り扱いに関しては、保護法・ガイドライン等に則して、安全管理に関する必要かつ適切な措置を講じます。
６．第三者提供の制限
当社は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
また、当社は、番号利用法第１９条各号により例外として扱われるべき場合を除き、ご本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しません。
７．機微（センシティブ）情報の取り扱い
当社は、ご本人の機微（センシティブ）情報（要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療等に関する情報）については、法令等に基づく場合や業務遂行上必要な範囲においてご本人の同意をいただいた場合等を除き、取得・利用・第三者提供はしません。
８．開示・訂正・利用停止等
当社は、保有個人データ等につき、法令に基づきご本人からの開示・訂正・利用停止等に応じます。
保有個人データとは、法第16条第4項に規定するデータをいいます。
９．苦情窓口
当社は、個人情報につき、ご本人からの質問・苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための内部体制の整備に努めます。
10．継続的改善
当社は、個人情報について、適正な内部監査を実施するなどして、本保護方針の継続的な改善に努めます。
11．役員・社員の啓発
当社は、個人情報および特定個人情報の適切な保護が確保されるよう、教育研修の実施等を通じて役員及び社員の啓発を図り、個人情報保護意識の徹底に努めます。
以 上
株式会社ＪＡ横浜協同サービス
個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内
個人情報保護に関する法律等に基づき、公表または本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項および業界団体の自主ルールにより公表すべきこととしている事項は、以下のとおりです。
１．当社が取り扱う個人情報の利用目的（法第21条第１項関係）
当社が取り扱う個人情報の利用目的は次のとおりです。なお、特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用いたしません。
（１）個人情報
| 事業分野 | 利用目的 |
不動産管理事業 | 1.申込の受付 2.賃貸住宅事業等ご提案と事業実施 3.戸建住宅のご提案と事業実施 4.土地有効活用のご提案と事業実施 5.不動産の売買及び仲介事業 6.リフォームのご提案と事業実施 7.賃貸住宅等の運営管理事業のご提案と事業実施 8.業務遂行に必要な範囲で行う、業務提携先等への情報提供 9.契約の締結・履行、契約に付帯するサービスの提供 10.費用･代金の請求・決済 11.当社の提供する商品・サービス(注)に関する各種の情報のご提供等 12.その他、ご利用者様とお取引を適切円滑に履行するために必要な諸事項 |
| 葬祭事業 | 1.申込の受付 2.契約の締結・履行、契約に付帯するサービスの提供 3.申し込み商品の受付、注文品の手配・配送 4.業務遂行に必要な範囲で行う、業務提携先等への情報提供 5.費用･代金の請求・精算 6.当社の提供する商品・サービス(注)に関する各種の情報のご提供等 7.その他、ご利用者様とお取引を適切円滑に履行するために必要な諸事項 |
（注）当社の提供する商品・サービスとは、当社が行っている全ての事業に係る商品・サービスをいい、以下の各項目において同じです。
（2）特定個人情報
| 事業の名称 | 利用目的 |
| 取引先等に係る 個人番号関係事務 |
報酬・料金等に関する支払調書作成事務 不動産の使用料等に関する支払調書作成事務 |
| 従業員等に係る 個人番号関係事務 |
源泉徴収票作成事務 財形届出事務 雇用保険届出事務 健康保険・厚生年金保険届出事務 労災保険届出事務 |
２．当社が取り扱う保有個人データに関する事項（法第32条第１項関係）
(1) 当該個人情報取扱事業者（当社）の名称および住所並びに代表者氏名
株式会社ＪＡ横浜協同サービス （代表取締役社長 松永 秀樹）
住所：横浜市泉区中田西2-1-1
(2) すべての保有個人データの利用目的（法第32条第１項第２号関係）
「１．当社が取り扱う個人情報の利用目的」に準じた取り扱いとしています。
（注）ご不明な点につきましては、ご本人さまからのお申出により遅滞なくご回答させていただきます。
(3) 開示等の求めに応じる手続
① 開示等の求めのお申出先
当社の保有個人データ等（個人データの第三者提供記録を含みます。）に関する開示等のお求めは、最寄りの当社支店窓口または総務部総務課までお申出下さい。なお、お取引内容等に関するご照会は、各支店のお取引窓口にお尋ね下さい。
総務部総務課 ＴＥＬ：０４５－８０４－３４３４(代) 受付時間 8：30～17：00
② 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
当社所定の「保有個人データ等の開示等にかかる請求書」および「保有個人データの訂正等・利用停止・消去・第三者提供の停止請求書」に必要事項を記入のうえ、上記窓口にご提出または郵送にて送付下さい。
③ 開示等の求めをする者がご本人またはその代理人であることの確認の方法
【ご本人の場合】
１．来店による請求の場合
①窓口において、運転免許証、写真付住民基本台帳カード、旅券（パスポート）、個人番号カード、在留カードなどの公的写真付証明書又は実印の押印及び印鑑証明書（交付日より６ヶ月以内のもの）を提示していただきます。
②健康保険の被保険者証、年金手帳などの提示を受けた場合は、申請者宛に照会状を「親展」扱いで郵送させていただき、同封の回答書を提出していただきます。
２．営業担当者が受付けた場合は、上記１．の確認方法を問わず、申請者宛に照会状を「親展」扱いで郵送させていただき、同封の回答書を提出していただきます。
３．郵送による請求の場合
郵送による請求の場合には、運転免許証またはパスポートの写しのほかに、請求書に実印の押印と印鑑証明書（交付日より６ヶ月以内のもの）を同封していただきます。
【代理人の場合】
代理人による請求の受付は、来店による請求に限定させていただきます。この場合に、本人および代理人双方につき、 前項の本人確認の方法により確認をさせていただきます。ただし、代理人が弁護士の場合には、名刺・バッジを確認のうえ、登録番号を控えさせていただきます。
なお、代理人資格の確認については、以下の証明書による確認をさせていただきます。
１．法定代理人の場合
請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの
２．任意代理人の場合
本人の印鑑証明書（交付日より６ヶ月以内のもの）付きの請求書および委任状（実印を押印すること）
④ 利用目的の通知または開示を求める際の手数料の額および徴収方法
開示等請求時に、下記の手数料をお支払いただきます。
なお、郵送による請求の場合は、受付の際指定された口座へお振り込みいただきます。
| 開示手数料 | 備 考 |
| １,１００円 | １事業追加につき２２０円 |
(4) 安全管理措置に関する事項
当社が講じている保有個人データの安全管理措置の主な内容は次の通りです。
① 基本方針の策定
・個人データの適正な取り扱いの確保のため、「株式会社ＪＡ横浜協同サービス個人情報保護方針」を策定しています。
② 個人データの取り扱いに係る規律の整備
・取得、利用、保存、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について「個人情報保護規程」を策定しています。
③ 組織的安全管理措置
・個人データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う社員および当該社員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や個人情報取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
④ 人的安全管理措置
・個人データの取り扱いに関する留意事項について、社員に対する研修を実施しています。
⑤ 物理的安全管理措置
・個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講ずるとともに、事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
⑥ 技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
⑦ 外的環境の把握
・外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施しています。
(5)保有個人データの取り扱いに関し当社が設置する苦情のお申出先窓口
総務部総務課 ＴＥＬ：０４５－８０４－３４３４(代) 受付時間 9：00～17：00
3．共同利用に関する事項（法第27条第５項第３号関係）
法第27条第５項第３号は、第三者提供の例外として、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨および一定の事項を本人が容易に知り得る状態に置いているときは、第三者提供にいう「第三者」に該当せず、あらかじめご本人の同意を得ないで、その共同利用者に個人データを提供できることを定めています。 この規定に基づき、当社が共同して利用する場合については次のとおりです。
≪横浜農業協同組合との間の共同利用≫
１．共同利用する個人データの項目
- 氏名、性別、生年月日、住所、電話番号その他の基本情報
- 不動産管理・運用関連情報および葬祭関連情報
- その他下記３.の利用目的を達成するために必要な情報
2.共同して利用する者の範囲
- 当社と横浜農業協同組合
3.共同利用する者の利用目的
- 当社並びに横浜農業協同組合の提供する商品・サービスに関する各種情報のご提供等
- 市場調査および当社並びに横浜農業協同組合が提供する商品・サービスに関する開発・研究等
４．個人データの管理について責任を有する者の名称および住所並びに代表者氏名
株式会社ＪＡ横浜協同サービス（代表取締役社長 松永秀樹）
住所：横浜市泉区中田西2-1-1
４．備 考
当社が、ご本人への通知、ご利用約款等のご承認の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先させていただきますことにつき、ご了承ください。